Medewerkersonderzoek: 5 tips voor een succesvolle opvolging

Bij het beantwoorden van deze vraag start je in de voorbereiding. Hier leg je de basis die een succesvolle opvolging mogelijk maakt. Als een medewerkersonderzoek een losstaand project is zonder afstemming met de organisatiedoelen of de HR-strategie zal het, ongeacht de tijd en moeite die je erin steekt, niet lukken om de beleving van medewerkers te verbeteren. Zorg dus altijd voor inbedding van het onderzoek in een groter geheel. Voorbeelden hiervan zijn een leiderschapstraject, employer branding en een vitaliteitsprogramma.

Op het moment dat het onderzoek gesloten is, de resultaten bekend zijn en analyse en rapportage hebben plaatsgevonden begint de opvolging. De invulling van de opvolging hangt in belangrijke mate af van het soort onderzoek dat is uitgevoerd, maar een aantal zaken zijn in alle gevallen belangrijk. Graag help ik je als betrokkene bij medewerkersonderzoek op weg met een succesvolle opvolging door deze zaken op een rijtje te zetten.

Hier vind je 5 tips voor een succesvolle opvolging van een medewerkersonderzoek

1. Koppel snel terug aan elke medewerker

Om na afloop van een medewerkersonderzoek de aandacht niet te laten verslappen is een snelle terugkoppeling essentieel. Een bericht waarin de medewerkers bedankt worden voor hun deelname mag niet ontbreken. Kort daarna gevolgd door een update van de belangrijkste resultaten en uitleg hoe de verbeterroute eruit ziet. Zo weten alle medewerkers dat hun stem gehoord wordt en wat ze kunnen verwachten. Tegenwoordig vindt dit meestal plaats middels een motion graphic. Bewegende beelden blijven het beste hangen.

Een toenemend aantal organisaties kiest ervoor om de medewerker zijn eigen resultaat terug te geven en inzicht te geven in waar hij binnen het team en de organisatie staat. Vanwege de gegarandeerde anonimiteit gebeurt dat middels een automatisch gegenereerd individueel rapport dat de medewerker per e-mail ontvangt. Hierin staan de belangrijkste actiepunten waarmee hij zijn eigen beleving kan vergroten. Op initiatief van de medewerker kunnen de resultaten met zijn direct leidinggevende besproken worden. Een ideaal middel om de dialoog te voeren en concreet te werken aan verbetering.

2. Borg het eigenaarschap op alle niveaus

De eerste stakeholders die geïnformeerd worden zijn de directie en de projectgroep. Daarna volgt de rest van de organisatie: midden management, direct leidinggevenden en uiteindelijk alle medewerkers. Let wel, elk niveau is even belangrijk. Een medewerkersonderzoek is geen ‘management-dingetje’ maar een rode draad door heel de organisatie.

Om het succes van de opvolging te vergroten is een duidelijke rolverdeling van de stakeholders doorslaggevend. Wat is de rol van HR? Welke positie hebben de managers? Wat zijn de bevoegdheden van de afdelingshoofden? Is de OR betrokken?

Vervolgens borg je het eigenaarschap in de organisatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Zo krijgt de verbeterroute op elk niveau een plaats in de lopende processen en wordt in elk team gewerkt aan de zaken met het meeste verbeterpotentieel.

3. Geef verbeterpotentieel topprioriteit in opvolging

Centraal in de opvolging staan de zaken met het meeste verbeterpotentieel. Een goede rapportage bevat een prioriteitenmatrix waarin rechtsboven aangegeven staat over welke zaken de medewerkers tegelijk het meest ontevreden zijn en die zij het meest belangrijk vinden. Deze punten verdienen topprioriteit.

Het aantal van zulke verbeterpunten kan oplopen, maar het is aan te raden om er niet meer dan drie per team uit te selecteren om op door te pakken. Wie er mee aan de slag gaat zal merken dat het een hele opgave is om ook maar één punt te verbeteren. Belangrijke dingen goed doen is daarbij het motto, niet zoveel mogelijk doen.

4. Betrek medewerkers proactief

Een goed voorbeeld van een organisatie die proactief alle medewerkers betrekt bij de opvolging van een medewerkersonderzoek is Blue Sky Group, waar ik in 2018 in drie sessies oog in oog heb gestaan met alle medewerkers. In een interactieve sessie met behulp van de technologie voor direct feedback hadden zij letterlijk een stem. Hun inbreng tijdens deze sessies wordt gebruikt om de koers te bepalen die de organisatie in de toekomst gaat varen.

Bij een andere opdrachtgever, Ewals Group, merken ze dat een sterke focus op duurzame inzetbaarheid vruchten afwerpt. Dit is ontstaan als gevolg van hun medewerkersonderzoeken en heeft geleid tot beleid wat medewerkers in staat stelt om een actieve bijdrage te leveren aan de organisatie. Zij besteden 10% van hun tijd aan het verbeteren van werkprocessen en het volgen van trainingen en opleidingen.

5. Voer de dialoog continu

Organisaties die jaarlijks of tweejaarlijks meten en toch snel willen verbeteren en continu stappen maken, meten vaak tussentijds hun belangrijkste verbeterpunten door. Middels een Are we on Track worden deze nogmaals voorgelegd aan de medewerkers. Als de resultaten daar aanleiding toe geven kan er bijgestuurd worden in de opvolging.

Wie continu medewerker feedback ophaalt heeft doorlopend inzicht in de beleving van medewerkers. Maar ook daar is het zaak dat de dialoog tussen medewerker en organisaties continu plaatsvindt. Alleen dan slaag je erin om een topperformer te worden.