Over de reden van deze lange periode tussen de beide onderzoeken is Mattijs Buitinga, HR Manager bij de Jong & Laan, duidelijk. De prioriteiten lagen destijds op andere vlakken dan bij MTO. Hier komt nog bij dat we tot het besef kwamen dat een andere manier van meten beter zou passen. Concreet wilden we vaker en sneller over relevante inzichten in de beleving van de medewerkers kunnen beschikken.
Al voordat eind 2016 een marktverkenning plaatsvond naar een leverancier met wie de nieuwe manier van meten geïmplementeerd kon worden, had de organisatie het in te zetten traject helder voor geest. “Wij wilden af van een jaarlijks groot onderzoek met een lange vragenlijst en dikke rapporten en in plaats daarvan korte themametingen waarin de vragen per vestiging of afdeling kunnen verschillen. Een aantal thema’s hadden wij reeds gedefinieerd. Van de vier bureaus met wie we hebben gesproken, bleek Integron het meest flexibel en innovatief om het gevraagde maatwerk te kunnen leveren.”
“Daarnaast heeft Integron een behoorlijke staat van dienst in onze branche én een benchmark die onze resultaten daadwerkelijk in een breder perspectief plaatst.”
Eerste medewerkersonderzoek
Toch bleef in de nieuwe opzet het beste van de oude werkwijze behouden. “Het eerste onderzoek dat medio 2017 plaatsvond, was een regulier MTO. Geheel in stijl is het aantal vragen teruggebracht tot 50 om enquête-moeheid bij medewerkers te voorkomen. Per onderwerp als arbeidsvoorwaarden, direct leidinggevenden en samenwerking is uitgevraagd waar de medewerkers het meest tevreden over zijn en wat zij het belangrijkst vinden.”
Een maand na het reguliere MTO was het tijd voor de eerste themameting. “Deze droeg als titel ‘Een Goed Gesprek’ en had betrekking op onze pilot van een andere manier van gespreksvoering. De pilot is tot stand gekomen in overleg met een groep medewerkers op alle niveaus die hebben meegedacht bij de invulling ervan. Al geruime tijd ontvingen wij signalen van medewerkers dat de huidige functionerings- en beoordelingscyclus aan vernieuwing toe was. Wij wilden de medewerkers meer regie geven over hun eigen gesprek. Doel was om meer vooruit in plaats van achterom te kijken en stil te staan bij wat goed gaat en wat nog beter kan. Daarbij namen we afscheid van het invullen van scoreformulieren.
Vlak nadat de meeste medewerkers hun eerste ervaring hadden opgedaan met de pilot, ontvingen zij allen een korte vragenlijst om hun beleving te meten. Zo beschikten wij razendsnel over de benodigde relevante inzichten.
Themametingen en ‘Are we on Track’
Zo volgden in de periode van ruim een jaar nog drie themametingen. “De eerste, ‘Referral Recruitment’, had als doel om beter in beeld te krijgen wat onze medewerkers stimuleert of er misschien van weerhoudt om de Jong & Laan als werkgever aan te bevelen in hun netwerk. Geen overbodige luxe in een markt waar een tekort is aan hoogwaardig gekwalificeerde medewerkers. De tweede themameting, ‘Vitaliteit’, was het logische vervolg. Na vinden volgt binden en wij willen onze medewerkers blijvend vitaal houden en boeien, zodat zij de organisatie niet verlaten. De afsluiter, ‘Are We on Track’, behandelde de onderwerpen met het meeste verbeterpotentieel uit het reguliere MTO. Deze zijn opnieuw voorgelegd aan de medewerkers om vast te kunnen stellen of de opvolging die we er het voorgaande jaar aan hebben gegeven tot de gewenste verbeteringen hebben geleid. Ook vroegen we in deze meting opnieuw naar de algemene tevredenheid.
Prioriteiten in de opvolging
Voor het bepalen van de prioriteiten in de opvolging deed De Jong & Laan een beroep op de expertise van Integron. “De Consultants van Integron hebben de resultaten van het reguliere MTO gepresenteerd aan onze directie, partners en vestigingsleiders en OR. Inspelend op hun behoeften hebben zij ons terzijde gestaan bij de interpretatie hiervan.
Op dit punt merkten wij dat Integron meer is dan alleen een onderzoeksbureau, maar ook de mensen in huis heeft voor het stevigere advieswerk.”
De themametingen hebben een aparte plaats in de activatieroute. “Hiervoor hebben we een dashboard-oplossing getroffen. Alle belangrijke stakeholders hebben real time inzicht in de onderzoeksresultaten. Dankzij de gebruiksvriendelijkheid van de technologie kunnen wij hieruit zelfstandig analyseren en rapporteren en vervolgens aan de slag.”
Beleving Awards
Een bekroning op het ingezette traject was de award die De Jong & Laan in de wacht sleepte tijdens de Beleving Awards in 2018, het jaarlijkse evenement waar Integron haar best presterende klanten in het zonnetje zet. “Wij waren verrast dat we al na het eerste jaar van onze samenwerking genomineerd werden voor een award in de categorie ‘Financiële Dienstverlening’. Groot was dan ook onze vreugde toen de uitslag bekend werd. Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat meer dan negentig procent van de medewerkers tevreden tot zeer tevreden is over het werken bij de Jong & Laan. Daarmee is het een overwinning voor de hele organisatie en zo hebben we het in- en extern ook gecommuniceerd.”
In 2019 neemt De Jong & Laan de tijd om opvolging te geven aan de onderzoeksresultaten van de eerdere metingen, maar rolt het in samenwerking met Integron tegelijkertijd twee nieuwe thema’s uit. “Thema’s die we bovendien volledig continu gaan uitmeten: de instroomfase van nieuwe medewerkers en de uitstroomfase van vertrokken medewerkers.”
Antwoorden op essentiële vragen
Terugkijkend op de samenwerking met Integron toont Mattijs zich opgetogen over de inzichten die het traject heeft opgeleverd, waaronder antwoorden op essentiële vragen. “Laat ik er twee noemen: waar staan we voor als De Jong & Laan en waarom werken onze medewerkers graag bij de de Jong & Laan? Kort samengevat zijn wij een middelgroot accounts- en belastingadvieskantoor dat professioneel is en waar tegelijkertijd de medewerker centraal staat. En ondanks dat wij bestaan uit 25 vestigingen, heerst er een sterke wij-cultuur. Dit kwam telkens terug in de antwoorden van de medewerkers.”
“Ruim 350 medewerkers namen de moeite om hun antwoorden op deze open vragen toe te lichten in het daartoe bestemde opmerkingenveld. Op deze toewijding mogen wij als organisatie trots zijn.”
Als regionale speler brengt De Jong & Laan haar MTO ook onder de aandacht bij bedrijven in haar omgeving. “Wij maken deel uit van een netwerk van organisaties in ons verzorgingsgebied en onlangs hebben wij tijdens een bijeenkomst voor relaties over dit onderwerp een presentatie verzorgd. Daarin kwamen uiteraard ook onze resultaten aan de orde. Daarmee stelden we de aanwezigen in staat om van ons en van elkaar te leren. Het was goed om te ervaren dat de wens om het beste uit de medewerkers te halen breed leefde. Van een enthousiaste en betrokken beroepsbevolking profiteren we uiteindelijk allemaal.”
Strategisch traject
Dit wordt beaamd door Robert Mentink, Consultant Medewerkerbeleving bij Integron, en vanaf het begin betrokken bij de samenwerking. “Tijdens de Beleving Awards stonden Mattijs en ik samen op het podium tijdens een break out sessie voor meer dan 100 geïnteresseerden, waaronder veel HR Managers. Dit strategische traject kan een voorbeeld zijn voor veel andere organisaties. Ook voor ons is het een aanjager gebleken van ons vermogen tot flexibiliteit en innovatie. Over van elkaar leren gesproken.”
