De samenwerking is in de zomer van 2024 van kracht gegaan via een door Integron gewonnen aanbesteding. “HTM kon zich vinden in onze visie en uitgangspunten dat je employee experience als een doorlopend en continu programma moet beschouwen. Dat deel uitmaakt van de bedrijfsstrategie en waarbij medewerkers bij elke stap betrokken worden: van feedback tot verbetering. Employee experience is nu eenmaal iets dat de hele organisatie aangaat. Vandaar ook de verbintenis voor meerdere jaren. Vanuit continu programmamanagement kun je echt doorschakelen en stappen zetten”, zegt Robert Mentink, Business Unit Manager Employee Experience bij Integron.
“HTM kon zich vinden in onze visie en uitgangspunten dat je employee experience als een doorlopend en continu programma moet beschouwen.”
Kerstspeech in de zomer
Hij vervolgt: “Belangrijk is te weten wat je wil vanuit de missie en visie van HTM en welke doelen je wilt realiseren op het gebied van employee experience. Die spreek je met elkaar af en zet je neer in een gedetailleerd programmaplan. Dat betekent een dedicated team samenstellen vanuit HTM, onder meer met HR, management en communicatie, en vanuit Integron met een organisatieadviseur, onderzoeksleider en -ondersteuner. Samen vormen deze het programmateam. Binnen het programma zijn we veel in contact met elkaar. Iedere week meeten we. Tijdens een kick-off op locatie hebben we vorig jaar de doelen en kaders geschetst met als voorlopig eindpunt december 2026. Om het tot de verbeelding te spreken lieten we de HTM-projectteamleden een kerstspeech 2026 voorbereiden. Daarin werd een beetje op een ludieke manier, maar zeker met serieuze ondertoon, teruggeblikt op de periode zomer 2024 – december 2026 en konden we zo zien waar HTM staat, en wat er op het gebied van employee experience is gerealiseerd.”
“Binnen het programma zijn we ook veel in contact met elkaar. Iedere week meeten we.”
Acceptatie
Het meer laten dragen van belevingsonderzoek binnen HTM is een van de uitgangspunten binnen het meerjarenprogramma. Daarbij draait het om het creëren van draagvlak en alle medewerkers betrekken. Een bestaande formule die daartoe wordt gehanteerd is die van Maier, E = K x A, ofwel: Effectiviteit = Kwaliteit x Acceptatie. “Acceptatie is de basis en de rode draad”, zegt Dennis Went, Program Development Manager, die namens Integron organisatieadviseur is binnen het programmateam en de formule toelichtte tijdens de aanbesteding én de kick-off. “Het komt erop neer dat we ‘waardeloze kwaliteit willen voorkomen’: ook al is de kwaliteit van de oplossing (lees: belevingsonderzoeken) nog zo goed, als er geen acceptatie is van de organisatie bereik je niet het beoogde effect. Met het programmateam is er een stakeholderanalyse gedaan om te bepalen welke personen en/of teams op welke manier en wanneer betrokken moeten worden. Wat hierin essentieel is, is communicatie. Daartoe is er met een communicatieadviseur van HTM een uitgebreid communicatieplan opgezet. Iedereen binnen HTM moet op de hoogte zijn wat er gebeurt, waarom iets gebeurt en wat er met de feedback wordt gedaan.”
“Acceptatie is de basis en de rode draad.”
Belevingsonderzoek: hoogste respons ooit
Na de kick-off, het maken van afspraken en het bepalen van de langetermijndoelstellingen, was het in november 2024 tijd voor het eerste breed opgezette HTM Belevingsonderzoek. Het eerste meetmoment en antwoord op de vraag of medewerkers de vragenlijst ‘massaal’ zouden invullen? Duidelijk werd dat medewerkerbeleving leeft binnen HTM. Dat resulteerde in een hoge respons. “Een resultaat waar wij blij mee waren”, zegt Robert. “Ook gezien de verschillende doelgroepen die er zijn binnen HTM, variërend van mensen op kantoor tot buschauffeurs en trambestuurders. Die moesten allemaal bereikt worden. Via reguliere communicatiekanalen, zoals e-mail en intranet, maar ook via GIF-animaties op beeldschermen en afbeeldingen bij de koffiemachine. Gezien de respons is dat dus succesvol gebleken”, vult Dennis aan.
“Nog nooit eerder was de respons zo hoog.”
Acceptatie: opvolging in de organisatie
De respons is één; opvolging is twee. “De resultaten van het medewerkeronderzoek zijn nu bekend. Het gaat erom dat met de feedback aan de slag wordt gegaan en dat medewerkers ook kunnen zien dat er iets wordt gedaan met de uitkomsten van het onderzoek. Dat draagt bij aan de acceptatie en dus betrokkenheid van medewerkers. De opvolging hebben we op verschillende manieren aangepakt. Onder meer via een analyse van de resultaten met de projectgroep en HR. Ook is de directie op de hoogte gesteld en is in samenspraak bepaald hoe het proces van de opvolging eruit ziet en waar de focus op moet komen te liggen. De aanpak van focuspunten kan verschillen binnen de organisatie en kan ook niet altijd centraal worden bepaald. Daarnaast hebben we HR getraind op drie momenten, zodat ze volledig de regie kunnen pakken in de opvolging. Stapsgewijs is HR meegenomen volgens het principe ‘voordoen door Integron, samen doen in co-creatie om uiteindelijk zelf te kunnen doen door HR HTM’. Zij gaan nu effectief met de feedback aan de slag om te zorgen dat de onderzoeksresultaten een plek krijgen om op strategisch, tactisch en operationeel niveau zaken te verbeteren. De wil is er om te slagen”, aldus Dennis.
Succes van maken
Robert besluit: “Employee experience vraagt om een continu karakter dat integraal deel uitmaakt van de doelstellingen van HTM en bovendien bijdraagt aan de aantrekkelijkheid van HTM als werkgever. Alle tools zijn voorhanden om er een succes van te maken. De komende periode staan er nog meer onderzoeken en adviesmomenten gepland. Eind 2026 kan HTM zien welke stappen er allemaal zijn gezet, met welke resultaten en of de geschetste doelen zijn gerealiseerd. Wordt vervolgd dus!”
“Zij gaan nu effectief met de feedback aan de slag.”
