3 redenen om het medewerkersonderzoek uit te besteden

Na eerst zelf een medewerkersonderzoek (MTO) uit gevoerd te hebben ontstond de behoefte om dit in het vervolg uit te besteden. Ellen Cortvriendt, Learning & Development Manager bij Euro Caps, legt uit dat dit vooral gevoed werd door een drietal redenen; vanuit de kantoormedewerkers was er vooral behoefte om te peilen waar Euro Caps als organisatie staat ten opzichte van andere organisaties in de branche. De expertise van Integron met betrekking tot MKB bedrijven en de benchmark die hierin beschikbaar is heeft er toe bijgedragen dat er voor Integron gekozen is.

Daarnaast wordt anonimiteit erg belangrijk gevonden door de medewerkers en Ellen wilde dit waarborgen door het medewerkersonderzoek uit te laten voeren door een extern onderzoeks- & adviesbureau, zoals Integron, wordt het anonimiteitsgevoel vergroot.

Tot slot was het de systematiek van Integron dat ertoe leidde om het onderzoek extern te beleggen. Doordat er niet alleen naar ervaringen wordt gevraagd, maar ook welk belang men daaraan hecht, is het mogelijk om gemakkelijk prioriteiten te stellen.

“Jullie systematiek vonden wij vooral echt interessant, omdat je dus niet alleen kijkt naar wat we goed doen, maar ook naar wat we belangrijk vinden.”

Ondanks thuiswerken en andere maatregelen, toch succesvol onderzoek neergezet!

Nadat de voorbereidingen voor het onderzoek soepel zijn verlopen stond alles gereed om van start te gaan. Totdat daar opeens de lockdown in Nederland van kracht werd om het coronavirus tegen te gaan. Ondanks alle coronamaatregelen is er toch voor gekozen om te starten met het medewerkersonderzoek. Vooral door goede communicatie en het faciliteren van medewerkers in de fabrieken om het onderzoek in te vullen is het Euro Caps gelukt om een hoge respons te behalen, zelfs hoger dan we normaal gesproken zien in de benchmark.

Raoul Kleij, Research Consultant bij Integron: “De opvolging van het medewerkersonderzoek zag er dan ook net wat anders uit dan dat we normaal gewend zijn. In plaats van een resultaatbespreking en presentatie bij de klant op locatie moesten we omschakelen naar digitale vormen via Teams.”

Ellen geeft aan dat dit prima alternatieven zijn en inhoudelijk niet af doen aan de kwaliteit van een fysieke bespreking of presentatie op locatie. Wel geeft ze aan dat interactie met de groep lastiger wordt naarmate de groep groter wordt. Men is terughoudender met het stellen van vragen en het delen van hun mening tijdens een video-call. Raoul: “Deze ervaring deel ik met Ellen, maar tegelijkertijd merk ik in de praktijk dat hier ook vrij simpele oplossingen voor zijn, door bijvoorbeeld gebruik te maken van online-voting applicaties waar je vragen mee kunt stellen aan je ‘digitale’ publiek.”

“De opvolging van het medewerkersonderzoek zag er wat anders uit dan dat we normaal gewend zijn. In plaats van een resultaatbespreking en presentatie bij de klant op locatie moesten we omschakelen naar digitale vormen via Teams.”

Digitale training met managers een succes voor opvolging van resultaten

Eerst zijn de resultaten digitaal besproken en gepresenteerd aan het management en vervolgens gedeeld met de medewerkers door middel van een motion graphic (een geanimeerde video van de resultaten). Hierna was het tijd om de managers en leidinggevenden mee te nemen in een gedegen opvolging van het onderzoek. Zoals dat steeds vaker wordt gedaan op advies van Integron, kregen alle managers en leidinggevenden toegang tot hun eigen teamresultaat door middel van een persoonlijke dashboard.

Ellen: “Bij het vorige onderzoek faciliteerden wij de leidinggevenden heel veel vanuit HR, maar nu willen we eigenlijk dat de leidinggevenden zelf aan de slag gaan. Dus om die reden is het wel heel mooi dat ze nu een eigen dashboard hebben. Ze kunnen de resultaten meteen zien, dus daardoor is dat ook sneller inzichtelijk. Het verbeterschema dat is gedeeld met leidinggevenden helpt hierin”.

Omdat het niet mogelijk was om met iedereen fysiek bij elkaar te komen, zijn we met behulp van een online training met 30 managers en leidinggevenden aan de slag gegaan met het opstellen van actieplannen. De training begon met een plenair gedeelte waarin de resultaten werden toegelicht en het dashboard werd uitgelegd. Vervolgens werd de groep opgedeeld en zijn we uiteengegaan in kleinere online meetings onder begeleiding van een consultant van Integron. In deze verschillende online meetings zijn de deelnemers zelf aan de slag gegaan met het dashboard en werd er gewerkt aan een verbeterplan voor hun team. Tot slot zijn we weer bijeengekomen in de plenaire meeting om tips en tricks te delen en af te ronden. Ellen:

“De opbouw van de training was goed. Mensen werden geënthousiasmeerd en getriggerd door de training om zich te gaan verdiepen in hun eigen resultaten.  Nu ze er zelf mee aan de slag moeten is het erg handig om te weten hoe je alles kan inzien en hoe je vergelijkingen kan maken in het dashboard.”

Invulling van het medewerkerfeedbackprogramma

De verbeterschema’s worden verzameld bij HR, zodat dit gemonitord kan worden, maar ook om te kijken of er organisatie-brede actiepunten uitkomen. Raoul: “Dankzij deze gestructureerde opvolging kunnen we in Q1 2021 doorpakken met een tussentijdse meting waarin deze actiepunten bevraagd worden. Zo wordt er duidelijk of het gelukt is hier verbetering op te realiseren. Vervolgens staat er voor Q2 2022 een trendmeting gepland om de werkbeleving weer in kaart te brengen.”