Online onboarden en… hoe kom ik over op een beeldscherm?!

Door alle coronamaatregelen is onboarding nog nooit zo uitdagend geweest. Zo blijkt uit de whitepaper Employee Journey Experience 2021 van Integron. En ik kan het beamen. Sinds 1 maart 2021 werk ik zelf bij Integron als consultant employee experience. Uitgerekend in coronatijd was ik op zoek naar een nieuwe baan en vond deze bij dit onderzoeks- en adviesbureau. Van het sollicitatiegesprek met mijn leidinggevende tot de eerste kennismaking met mijn collega’s en de eerste werkdagen ging alles online. Dat is wel even wennen en ook spannend, want je vraagt je toch wel af hoe je dan overkomt op een beeldscherm. Normaal ga je in levende lijve op gesprek, maar de online onboarding was goed geregeld.

Uit de whitepaper blijkt dat digitale zichtbaarheid steeds belangrijker wordt in de pre-boarding en de onboarding fase. De eerste indruk krijgen potentiële medewerkers vaak door je website en social mediakanalen te bezoeken of dankzij de enthousiaste verhalen van bekenden. Door branding heeft de medewerker een beeld van zijn/haar mogelijke nieuwe werkgever. Met de branding bij Integron zit het wel goed, zo heb ik zelf ervaren. Wat bijvoorbeeld belangrijk is, is dat je als organisatie werkt aan je ‘employee value proposition’ . Daarmee geef je aan wat je als potentiële werkgever de werkzoekende hebt te bieden, waaronder goede arbeidsvoorwaarden. Die blijken volgens de whitepaper de belangrijkste drijfveer in 2021 om te kiezen voor een nieuwe werkgever. Voor werkgevers is het zaak om transparant te zijn over hun arbeidsvoorwaarden. Dan weten (toekomstige) medewerkers waar ze aan toe zijn en maken ze eerder de overstap of besluiten juist daarom te blijven. 

“Werk aan je ‘employee value proposition’. Daarmee geef je aan wat je als potentiële werkgever de werkzoekende hebt te bieden.”

Interessante tijd

Ook meer uitdagingen in werk/functie en positieverbetering zijn redenen om op zoek te gaan naar een nieuwe werkgever. Voor organisaties is het een interessante tijd om nieuwe medewerkers te werven, zeker nu door het hybride werken woon-werkafstanden minder belangrijk zijn. Denk daarnaast na en geef aan in het kader van je employee value proposition hoe je bekend wil staan als werkgever in de branche. Een vaak genoemd voorbeeld hierbij is Coolblue. Die profileert zich sterk online en is een bedrijf waar mensen graag willen solliciteren en willen werken. Juist in deze online (corona)tijd zijn een sterke branding en een heldere employee value proposition voor organisaties megabelangrijk om zich van de concurrentie te onderscheiden.

Rol leidinggevende belangrijk

Ook de rol van de leidinggevende is belangrijk bij het onboarden. Hij of zij is, vaak samen met HR, verantwoordelijk voor het selecteren van de sollicitant, het beoordelen of de kandidaat geschikt is en de eerste gesprekken ermee voeren. Bovendien heeft de (direct) leidinggevende een taak om medewerkers te informeren, enthousiasmeren  en gedurende de werkperiode te begeleiden en te betrekken bij de organisatie. Dit werkt twee kanten op, want je moet als nieuwe, maar ook als bestaande medewerker, vind ik, een pro-actieve houding hebben. Interesse tonen in je organisatie en er vol voor gaan. Mijn eerste (online) gesprek(ken) met Arjen Maliepaard, directeur bij Integron, waren verhelderend. Hij heeft mij wegwijs gemaakt, laten zien waar Integron voor staat en wat mijn toekomstige rol kan en kon zijn. Mij werd in ieder geval duidelijk dat ik voor mezelf de beste keuze heb gemaakt. Nadat het verlossende ‘je bent het geworden’ duidelijk werd, heb ik verderop in de week online kennisgemaakt met mijn nieuwe collega’s. Natuurlijk had ik dat liever persoonlijk gedaan, maar op deze manier kreeg ik al een goed beeld met wie ik zou gaan samenwerken. Dit alles heeft in ieder geval een basis gelegd voor mijn loopbaan bij Integron.

“Nadat het verlossende ‘je bent het geworden’ duidelijk werd, heb ik verderop in de week online kennisgemaakt met mijn nieuwe collega’s.” 

Mijn eerste werkdagen

Mijn eerste echte werkdagen verliepen dus online, maar waren daarom niet minder enerverend. Ik heb verder kennisgemaakt met mijn eigen team en nadere indrukken opgedaan. Inmiddels draai ik al bijna een jaar mee in de organisatie. Ik heb het naar mijn zin. Ik werk deels thuis en deels op kantoor. Hybride werken dus. Ook dit vergt wat van zowel de leidinggevende, de collega’s en de medewerker zelf. Je moet elkaar scherp houden en de leidinggevende heeft een taak om mensen betrokken te houden.  Er wordt in de hybride werksetting meer van hem/haar gevraagd op het gebied van communicatie. Maar gebleken is dat ook thuis het werk afkomt.

“Je moet elkaar scherp houden en de leidinggevende heeft een taak om mensen betrokken te houden.”

Hybride make-over

Integron heeft absoluut oog voor de hybride ontwikkelingen. Dat blijkt wel uit de recente ‘hybride make-over’ van ons kantoor. Deze is toekomstbestendig gemaakt en dusdanig ingericht en voorzien van alle mogelijke faciliteiten om zowel offline als online te werken. We hebben onder meer een professionele opnamestudio die we kunnen gebruiken voor webinars en online presentaties. Daarnaast hangen er in alle ruimtes beeldschermen, zodat we digitaal uit de voeten kunnen.

Voor elke periode een plan

Wat je ook ziet om nieuwe medewerkers in te werken en in te burgeren, is dat veel branches gebruikmaken van het zogenoemde ‘30 – 60 – 90 dagenplan’. Dat houdt kortgezegd in dat je voor elke periode een plan maakt en dit samen met de nieuwe medewerker omarmt. De eerste dertig dagen zullen meer gedetailleerd zijn en de negentig dagen zijn wat abstracter. Na elke periode kun je samen met de nieuwe medewerker evalueren en bijsturen waar nodig. Het idee is dat de medewerker na negentig dagen optimaal is ingeburgerd in de organisatie en zijn weg weet te vinden.

Goede balans tussen werk en privé

Verder zie je dat het steeds aantrekkelijker en belangrijker is en wordt voor de meeste medewerkers, en dat geldt ook voor mezelf, om een goede balans te hebben tussen werk en privé. Werken is leuk, maar het is ook goed om in een wat meer ongedwongen sfeer tijd door te brengen met collega’s. Leuk is dat we nu een soort ‘bistrobar’ hebben waar we de vrijdagmiddagborrel houden, zodra het weer kan, en die ook beschikt over ‘fun-elementen’ als een tafeltennistafel en een karaokeset. Ook hier werkt het twee kanten op… onze klanten zullen profiteren als wij meer werkgeluk ervaren. Ondertussen heb ik al meerdere malen contact gehad met klanten. Veel afspraken gingen online. Dankzij ‘Teams’’ kon ik ook veel meer gesprekken bijwonen. Dat is ook sneller te organiseren dan dat ik mee zou gaan naar een klant. Maar gelukkig ben ik ondertussen ook al bij enkele klanten op bezoek geweest. Online is praktisch door de snelheid en geen reistijd, maar een fysieke meeting maakt het toch nog net even iets persoonlijker. Het is handig als je klantcontacten on- en offline kunt afwisselen voor zover de dan geldende COVID-19-maatregelen het toelaten.

“Werken is leuk, maar het is ook goed om in een wat meer ongedwongen sfeer tijd door te brengen met collega’s.”  

Pre-boarding en onboarding-tips voor organisaties op een rijtje

1. Blijf als leidinggevende regelmatig contact houden met de nieuwe medewerker. Zeker wanneer thuiswerken ook (nog) aan de orde is.
2. Optimaliseer je branding en werk aan je employee value proposition.
3. Zorg voor een goede ‘werken bij’-website.
4. Schets een duidelijk beeld van de arbeidsvoorwaarden en werkzaamheden.
5. Maak een 30-60-90-dagenplan om de verwachtingen voor de eerste periode voor beide partijen helder te krijgen. Maak gebruik van een ‘buddy’.
6. Zorg voor een helder en duidelijk thuiswerkbeleid.
7. Creëer betrokkenheid met je nieuwe medewerkers en laat ze kennismaken met de bestaande cultuur.